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Instruction des autorisations d’urbanisme – amélioration des échanges avec les pétitionnaires et la mairie

Urbanisme

Afin de faciliter les échanges de courrier qui ponctuent l’instruction des dossiers de permis et de déclaration préalable, il apparait de plus en plus nécessaire que le service instructeur puisse connaitre les adresses mail des pétitionnaires.

En effet, certains courriers, et notamment ceux qui présentent le caractère d’une décision, ne peuvent être notifiés qu’au pétitionnaire. Il ne s’agit pas d’une volonté de la Commune, ni même d’une initiative du service urbanisme, mais d’une obligation règlementaire, que le juge sanctionne de façon régulière en cas de non-respect.

Aussi, les décisions finales, mais aussi les demandes de pièces complémentaires sont actuellement transmises par voie postale (recommandé avec accusé de réception) au seul pétitionnaire. Cet envoi postal est source de nombreux problèmes :

  • Allongement des délais et perte de temps dans la mesure où :
    • d’une part de nombreux pétitionnaires sont domiciliés à l’étranger ;
    • d’autre part, même pour ceux qui résident en France, les délais postaux sont allongés et la livraison devient de plus en plus aléatoire.
  • A l’heure de la dématérialisation, chacun doit se sentir concerné par le gaspillage des ressources de la planète, et être sensible à la réalisation d’un petit geste en ce sens pour réduire la quantité de papier consommée par les administrations. Quelques impressions en moins peuvent paraitre ridicules au regard des problèmes environnementaux auxquels il va falloir faire face, mais c’est peut être un début ?
  • L’expérience sanitaire de ce printemps marquée par le confinement et le quasi arrêt de l’activité économique nationale, a mis en évidence la nécessité de rechercher des solutions à notre fonctionnement basé sur l’envoi de dossiers par voie postale.
  • Afin d’éviter de se retrouver dans une situation analogue cet automne, nous pouvons tenter de communiquer davantage par Internet, et ainsi continuer à travailler ensemble malgré les mesures barrières imposées.

Afin de tenter de commencer à pallier les problèmes sus-cités, il est proposé de demander à chaque pétitionnaire de compléter de façon systématique le cadre 2 du formulaire CERFA de demande de permis et de déclaration préalable contenant son adresse mail.

Bien entendu, il ne s’agit en aucun cas d’une obligation de transmettre ces éléments. Si le pétitionnaire refuse de fournir ses coordonnées Internet, nous continuerons de communiquer avec lui par voie postale.

Dans le respect du Règlement Général de Protection des Données, (RGPD), les données ne seront pas communiquées à des tiers et seront détruites dès que le dossier sera achevé.

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16 décembre 2019